„Das Meeting hätte auch eine E-Mail sein können“ – ein häufig gehörter Satz nach langwierigen Besprechungen. Meetings sind berüchtigt dafür, Zeit zu verschwenden und Frustration zu verursachen. Doch wie können wir es besser machen?

Do´s

Ist das Meeting wirklich nötig?

Reflektieren Sie kritisch, ob das geplante Meeting notwendig ist und ob es das Projekt oder die Arbeit voranbringt.

Klare Ziele und Agenda setzen

Ein wesentlicher Grund für erfolglose Meetings ist die unklare Zielsetzung und Agenda. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass jedes Meeting klar definierte Ziele hat und eine strukturierte Agenda vorliegt, die vorab kommuniziert wird. Die Agenda sollte mit der Einladung verschickt werden

Nur relevante Teilnehmer einladen

Überlegen Sie genau, welche Personen für das Erreichen der Meeting-Ziele erforderlich sind. Meetings kosten Arbeitszeit; Beispiel: 8 Personen x 1 Stunde = 1 Arbeitstag.

Aktive Teilnahme und Kommunikation fördern

Ermutigen Sie alle Teilnehmer, aktiv am Gespräch teilzunehmen und ihre Perspektiven einzubringen. Eine offene und respektvolle Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und trägt zur Lösungsfindung bei.

Ergebnisse und Verantwortlichkeiten festhalten

Nach jedem Meeting sollten klare Ergebnisse dokumentiert und die Verantwortlichkeiten für Follow-up-Maßnahmen zugewiesen werden. Dies stellt sicher, dass Diskussionen in konkrete Handlungen übergehen und keine Punkte vergessen werden

Zeitmanagement beachten

Die effiziente Nutzung der Zeit ist entscheidend für erfolgreiche Meetings. Beginnen Sie pünktlich, halten Sie sich an die festgelegte Agenda und beenden Sie das Meeting rechtzeitig, um die Zeit aller Teilnehmer zu respektieren.

Dont´s

Gewohnheitsmeetings

Durchführen von Meetings aus Gewohnheit oder Routine, ohne einen klaren Zweck oder Mehrwert zu identifizieren.

Don’t: Überladen der Agenda

Zu viele Punkte auf der Agenda können dazu führen, dass wichtige Themen nicht ausreichend diskutiert werden. Priorisieren Sie die Themen und lassen Sie Raum für eine angemessene Diskussion.

Don’t: Unvorbereitet sein

Meetings scheitern oft, weil Teilnehmer unvorbereitet sind. Durch die Vorbereitung von Materialien und das Lesen von vorab verteilten Informationen kann die Effizienz erheblich gesteigert werden.

Dominante Teilnehmer zulassen

Meetings können durch dominante Teilnehmer dominiert werden, die andere Meinungen unterdrücken oder die Sprechenden unterbrechen. Moderieren Sie das Gespräch, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden.

Ablenkungen

Schalten Sie Smartphones und andere potenzielle Ablenkungen während des Meetings aus. Speziell bei Online-Meetings ist es einfach unhöflich, ständig auf den 2. Bildschirm zu schauen oder nebenbei zu telefonieren.

Fehlendes Follow-up

Es ist entscheidend, dass alle vereinbarten Maßnahmen nachverfolgt und umgesetzt werden. Führungskräfte sollten sicherstellen, dass Beschlüsse eingehalten und Ergebnisse zeitnah umgesetzt werden.

Fazit

Meetings können der Kitt sein, der ein Team zusammenhält, aber sie sind oft auch die größte Quelle für Frustration und Zeitverschwendung. Von unklaren Zielen und ungeeigneten Teilnehmern bis hin zu endlosen Diskussionen über irrelevante Themen – ineffiziente Meetings kosten nicht nur Zeit, sondern mindern auch die Produktivität und das Engagement aller Beteiligten.

Um das Beste aus Meetings herauszuholen, sind klare Regeln und aktive Beteiligung entscheidend. Setze klare Ziele und Agenden, bereite dich vor und fordere dasselbe von deinen Teamkollegen. Fördere eine Kultur, in der jeder seine Stimme erheben kann, ohne dass eine Person das Gespräch dominiert. Halte Ergebnisse und Verantwortlichkeiten fest, um sicherzustellen, dass Diskussionen in konkrete Aktionen übergehen.

Und wenn jemand, einschließlich deiner Führungskraft, sich nicht an die Regeln hält? Sei mutig und sprich es an. Respektvoll und konstruktiv sein Feedback geben, ob privat oder im Team. Denn effektive Meetings sind nicht nur ein Instrument für effiziente Arbeitsabläufe, sondern auch der Schlüssel zu einer harmonischen und erfolgreichen Zusammenarbeit.

Erinnere dich daran: Jedes Meeting sollte eine Gelegenheit sein, um voranzukommen. Nutze diese Zeit klug, und du wirst nicht nur die Produktivität deines Teams steigern, sondern auch die Zufriedenheit und das Engagement aller Beteiligten fördern.