Stell dir vor, du bist Inhaber einer Tischlerei. Letzte Woche hattest du ein vielversprechendes Gespräch mit einem potenziellen Kunden, der eine maßgefertigte Einbauküche für sein neu renoviertes Haus sucht. Das Gespräch lief gut, aber seitdem hast du nichts mehr von ihm gehört. Du fragst dich, ob du nachfassen sollst oder lieber abwartest. Klingt das vertraut? Genau hier kommt die Kunst des perfekten Follow-ups ins Spiel.

Dieses Szenario ist nicht nur auf Handwerksbetriebe beschränkt. Ob du nun ein IT-Dienstleister, eine Marketingagentur, ein Gastronom oder ein Einzelhändler bist – die Kunst des perfekten Follow-ups ist in jeder Branche ein entscheidender Faktor für den Geschäftserfolg. Eine gut formulierte Follow-up-E-Mail kann den Unterschied machen zwischen einem verlorenen Lead und einem treuen Kunden.

In diesem Artikel erfährst du, wie du wirkungsvolle Follow-up-E-Mails schreibst, die deine Kunden beeindrucken und deine Chancen auf einen Auftrag oder eine Zusammenarbeit erhöhen. Egal in welcher Branche du tätig bist – diese Tipps helfen dir, im Gedächtnis deiner Kunden zu bleiben und deine Geschäftsbeziehungen zu stärken.

Warum sind Follow-up-E-Mails so wichtig?

Follow-up-E-Mails sind wie ein freundlicher Händedruck zum Abschied – sie hinterlassen einen bleibenden Eindruck. Sie zeigen deinen Kunden, dass du aufmerksam, engagiert und professionell bist. Aber noch wichtiger: Sie halten die Verbindung warm und können oft den entscheidenden Unterschied machen zwischen einem „vielleicht später“ und einem „ja, lass uns das machen“.

Für kleine und mittlere Unternehmen sind Follow-ups besonders wertvoll. Du hast vielleicht nicht das Budget für groß angelegte Marketingkampagnen, aber du hast etwas viel Besseres: persönlichen Kontakt. Nutze ihn!

Die Kernelemente einer erfolgreichen Follow-up-E-Mail

  1. Persönliche Ansprache: Zeige, dass du dir den Namen gemerkt hast.
  2. Bezugnahme auf das Gespräch: Erwähne spezifische Punkte aus eurem Austausch.
  3. Wertvolles Angebot: Biete zusätzliche Informationen oder Lösungen an.
  4. Klare nächste Schritte: Mache einen konkreten Vorschlag für das weitere Vorgehen.
  5. Professioneller, aber freundlicher Ton: Bleib sachlich, aber lass deine Persönlichkeit durchscheinen.

Die perfekte Follow-up-E-Mail-Vorlage

Hier ist eine Vorlage, die du an deine spezifische Situation anpassen kannst:

Betreff: Maßgefertigte Einbauküche – nächste Schritte

Sehr geehrte [Name],

vielen Dank für das angenehme Gespräch am [Datum] in Ihrem wunderschönen Haus.

Ich freue mich, dass wir die Möglichkeiten für Ihre neue Einbauküche besprechen konnten.

Wie besprochen, sende ich Ihnen anbei:
– Eine erste Skizze des Küchengrundrisses basierend auf unseren Ideen
– Eine Übersicht der von uns besprochenen nachhaltigen Holzarten
– Ein Dokument mit Referenzfotos ähnlicher Projekte

Ich habe über Ihren Wunsch nach einer Kochinsel mit integriertem Weinkühler nachgedacht. Anbei finden Sie auch einige Lösungen, die wir in der Vergangenheit für ähnliche Anforderungen entwickelt haben.

Als nächsten Schritt schlage ich vor, dass wir uns nochmal treffen, um die Details zu besprechen und die Materialien in natura anzuschauen. Wie wäre es mit [Datum] um [Uhrzeit] in unserer Werkstatt? Ich könnte Ihnen dann auch gleich unsere neueste CNC-Fräse zeigen, mit der wir die Präzision Ihrer Küchenfronten garantieren.

Falls Sie vorher noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

Ich freue mich darauf, Ihre Traumküche Realität werden zu lassen.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]

[Deine Kontaktdaten]

Dos and Don’ts bei Follow-up-E-Mails

Do:

  • Sende die E-Mail zeitnah, idealerweise innerhalb von 24-48 Stunden nach dem Gespräch.
  • Personalisiere jede E-Mail. Niemand mag Massenaussendungen.
  • Biete einen konkreten Mehrwert, z.B. zusätzliche Informationen oder einen nützlichen Tipp.
  • Halte es kurz und prägnant. Respektiere die Zeit deiner Kund*innen.

Don’t:

  • Übertreibe es nicht mit Follow-ups. Ein bis zwei Nachrichten reichen meist aus.
  • Verwende keine aggressiven Verkaufstaktiken. Bleib hilfsbereit und freundlich.
  • Vergiss nicht, eine klare Handlungsaufforderung (Call-to-Action) einzubauen.
  • Sende keine generischen E-Mails. Jeder Kundin ist einzigartig – zeige das.

Timing: Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Follow-up?

Der perfekte Zeitpunkt für ein Follow-up hängt von deiner Branche und der Art des Gesprächs ab. Hier einige Richtlinien:

  • Nach einem ersten Kennenlerngespräch: Innerhalb von 24 Stunden
  • Nach einem detaillierten Beratungsgespräch: 1-2 Tage später
  • Nach der Zusendung eines Angebots: 3-5 Tage später, wenn du nichts gehört hast

Branchenspezifische Beispiele

Handwerk (z.B. Tischlerei, Installationsbetriebe):

  • Füge Fotos von ähnlichen abgeschlossenen Projekten bei.
  • Biete eine grobe Zeitschätzung für die Umsetzung an.

Dienstleistungen (z.B. IT, Beratung):

  • Sende einen kurzen, relevanten Fach-Tipp mit.
  • Verweise auf aktuelle Branchenentwicklungen, die für dendie Kundin relevant sein könnten.

Gastronomie:

  • Erinnere an spezielle Angebote oder Events.
  • Füge ein Foto eines neuen Gerichts oder einer Spezialität bei.

Kultur (z.B. Museen, Vereine):

  • Informiere über kommende Veranstaltungen oder Ausstellungen.
  • Biete exklusive Vorab-Informationen oder einen „Blick hinter die Kulissen“.

Hilfreiche Tools

Um deine Follow-up-Strategie zu optimieren, können diese Tools hilfreich sein:

  1. CRM-Systeme: Helfen dir, den Überblick über Kundenkontakte zu behalten (z.B. HubSpot CRM, Pipedrive).
  2. E-Mail-Tracking-Tools: Zeigen dir, ob und wann deine E-Mails geöffnet wurden (z.B. Mailtrack, Yesware).
  3. Terminplanungs-Tools: Erleichtern die Koordination von Folgeterminen (z.B. Calendly, Doodle).

Fazit: Der Weg zum perfekten Follow-up

Ein gut gemachtes Follow-up kann der Schlüssel zum Erfolg sein. Es zeigt deinen Kund*innen, dass du engagiert, aufmerksam und professionell bist. Mit der richtigen Mischung aus Personalisierung, Mehrwert und klarer Kommunikation kannst du dich von der Konkurrenz abheben und langfristige Kundenbeziehungen aufbauen.

Denk daran: Jedes Follow-up ist eine Chance, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Nutze diese Gelegenheit, um deine Expertise zu zeigen, Vertrauen aufzubauen und den Weg für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen zu ebnen.