Checkliste für die Messe-Vorbereitung

Messen bieten nicht nur eine Plattform für Networking und Kundenakquise, sondern sind auch ideal für die Rekrutierung neuer Talente. Damit deine nächste Messeteilnahme ein voller Erfolg wird, haben wir eine umfassende Checkliste zusammengestellt.

Wir gehen das am Beispiel eines Elektrobetriebs, der dringend Auszubildende sucht, Schritt für Schritt durch.

1. Zielsetzung und Zielgruppe definieren:

• Definiere klare Ziele für deine Messebeteiligung, z.B. die Generierung von 30 neuen Kontakten oder die Vereinbarung von 3 Bewerbungsgesprächen.
• Bestimme deine Zielgruppe genau: Wie alt sind sie, woher kommen sie, welche Interessen haben sie, wie sind ihre Erwartungen?

2. Budget und Ressourcen planen:

• Setze ein Budget fest, das alle Kosten abdeckt: Standmiete, Standgestaltung, Marketingmaterialien, Personal, Reisekosten.
• Beispielbudget: Standmiete (1.500 €), Standgestaltung und Materialien (2.000 €), Personal und Schulung (1.000 €), Transport und Unterkunft (500 €).
• Überlege, was wirklich nötig ist.

3. Zeitplanung und Verantwortlichkeiten festlegen:

• Erstelle einen detaillierten Zeitplan mit Deadlines für jede Aufgabe, z.B. Standgestaltung bis 2 Monat vor der Messe abschließen. Standpersonal anfragen bis 1 Monat vorher.
• Weise klare Verantwortlichkeiten zu: Wer ist für Standgestaltung, Marketing, IT, Personalbriefing, Logistik usw. verantwortlich?

4. Standortwahl und Standgestaltung:

• Falls eine Standortwahl möglich ist: Wähle einen, der eine hohe Besucherfrequenz aufweist und strategisch gut platziert ist, z.B. in der Nähe des Eingangs oder anderer bekannter Aussteller.
• Gestalte deinen Stand so, dass er die Aufmerksamkeit auf sich zieht: Nutze große Banner, interaktive Displays oder Demonstrationen.
• Beispiel: Ein Elektrobetrieb könnte an seinem Stand eine interaktive Station einrichten, die Besuchern ermöglicht, einfache elektrische Schaltungen nachzubauen. Diese praktische Demonstration nicht nur verdeutlicht, was Auszubildende in der Praxis erlernen können, sondern macht auch die Arbeitsweise des Unternehmens greifbar und interessant für potenzielle Bewerber.

5. Transport und Unterkunft organisieren:

• Organisiere den Transport von Standmaterialien rechtzeitig, um Engpässe zu vermeiden.
• Buche falls nötig rechtzeitig Zugtickets oder andere Transportmittel.
• Buche Unterkünfte für das Standpersonal nahe der Messe, um lange Anfahrtszeiten zu vermeiden.

6. Marketing- und Werbemaßnahmen vorbereiten:

• Entwickle eine Marketingstrategie für die Messe: Versende Einladungen an Schulen und potenzielle Bewerber per Post und E-Mail. Nutze Social Media und die Website des Unternehmens für Ankündigungen.
• Bereite informative Broschüren über die Ausbildungsmöglichkeiten im Elektrobetrieb vor. Fertige Flyer mit Kontaktinformationen an. Überleg dir passende Give Aways.

7. Teamtraining und Teamwear:

• Schulung des Standpersonals in den Aspekten der Ausbildung, Unternehmensgeschichte und -kultur sowie im Umgang mit potenziellen Bewerbern und deren Eltern. Mache auch deutlich, was genau und wieviel Leute gesucht werden, wie die Übernahmechancen sind etc.
• Einheitliche Teamwear: Stelle sicher, dass das Team in einheitlichen T-Shirts oder Poloshirts mit dem Firmenlogo gekleidet ist. Der Kleidungsstil sollte zur Unternehmenskultur passen. D.h. wenn ihr sonst immer in Jeans rumlauft, zieht jetzt nicht auf einmal einen Anzug an.

8. Technische und logistische Vorbereitung:

• Teste vor der Messe alle technischen Geräte wie Laptops für die Registrierung von Bewerbungen, Tablets für interaktive Präsentationen etc., um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren.
• Logistik: Sorge für ausreichende Stromversorgung und Internetzugang am Stand. Verwende Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen.

9. Follow-up-Strategie entwickeln:

• Follow-up-Planung: Erstelle einen strukturierten Plan für die Nachverfolgung der Bewerber. Notiere Kontaktinformationen und Interessen der potenziellen Auszubildenden.
• CRM-Integration: Integriere die gesammelten Daten in das CRM-System des Unternehmens für zukünftige Kommunikation und Verwaltung.

Weitere Aufgaben während der Messe:

10. Dokumentation und Social Media:

• Fotos und Videos: Halte wichtige Momente fest, wie Besucherinteraktionen am Stand, Teamaktivitäten oder besondere Veranstaltungen. Diese können für Social Media-Beiträge, Blogartikel oder zukünftige Marketingmaterialien verwendet werden.
• Live-Updates: Veröffentliche regelmäßige Updates auf Social Media, um die Teilnahme deines Unternehmens an der Messe zu dokumentieren und das Interesse potenzieller Kunden und Bewerber zu wecken.
• Networking: Nutze die Gelegenheit, um mit anderen Ausstellern und Branchenexperten in Kontakt zu treten. Diese Verbindungen können zukünftige Kooperationsmöglichkeiten oder Partnerschaften eröffnen.

11. Lead Management:

• Lead-Erfassung: Sorge für ein effizientes System zur Erfassung von Kontaktdaten potenzieller KundInnen und BewerberInnen. Verwende dafür entweder elektronische Lead-Capture-Tools oder klassische Formulare.

12. Feedback sammeln:

• Besucherumfragen: Führe kurze Umfragen durch, um Feedback von BesucherInnen über ihren Eindruck von deinem Stand, den präsentierten Produkten/Dienstleistungen und der allgemeinen Erfahrung auf der Messe zu erhalten. Das ist wahrscheinlich nicht immer ganz einfach. Halte aber zumindest Augen und Ohren offen, was die BesucherInnen so sagen.
• Internes Feedback: Halte nach jeder Messetagung eine Besprechung ab, um internes Feedback zum Messeauftritt zu sammeln. Identifiziere Stärken und Verbesserungspotenziale für zukünftige Veranstaltungen.

13. Standpflege:

• Auffüllen von Materialien: Stelle sicher, dass Informationsmaterialien wie Broschüren, Flyer und Visitenkarten während der gesamten Messedauer ausreichend vorhanden sind.
• Standreinigung und -ordnung: Halte den Stand während der Messe sauber und ordentlich. Achte darauf, dass keine Unordnung entsteht und der erste Eindruck für Besucher stets positiv bleibt.
• Wohlbefinden Standpersonal: Vergiss deine eigenen KollegInnen nicht. Schau, dass es Ihnen gut geht, dass sie immer gut mit allem versorgt sind und dass sie genug Pausen machen können.

Fazit:

Eine strukturierte Vorbereitung klare Vorteile: Sie reduziert den Stress für Organisatoren und Standpersonal, erhöht die Planungssicherheit und optimiert die Nutzung von Zeit und Ressourcen.

Durch eine gezielte Vorbereitung können Unternehmen nicht nur ihre Zielgruppen effektiv ansprechen, sondern auch ihre Präsenz auf der Messe stärken und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen. Investiere in eine gut durchdachte Messestrategie, um dein Unternehmen nachhaltig zu positionieren und zukünftige Erfolge zu sichern.