Ursprünglich wurde das Schwarze Brett in Wirtshäusern verwendet, um die Rechnungen der Gäste anzukreiden. Heute dient es als zentrale Anlaufstelle für MitarbeiterInnen, um mit den wichtigsten Informationen des Unternehmensversorgt zu werden. Doch in einer zunehmend digitalisierten Welt stellt sich die Frage: Ist das Schwarze Brett noch zeitgemäß?

Können wir uns auf diese traditionelle Methode der Kommunikation verlassen oder gibt es inzwischen bessere Alternativen? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile des Schwarzen Bretts sowie rechtliche Aspekte und zeigen mögliche Alternativen auf, die auch für kleine Budgets geeignet sind.

Was ist das Schwarze Brett?

Traditionell dient das Schwarze Brett als zentraler Ort im Unternehmen, an dem wichtige Informationen für alle MitarbeiterInnen sichtbar gemacht werden. Hier finden sich Ankündigungen, Speisepläne, betriebsratsrelevante Themen und andere Mitteilungen. Besonders in Betrieben mit vielen MitarbeiterInnen ohne festen Büroarbeitsplatz, wie in der Produktion oder im Handwerk, spielt das Schwarze Brett eine bedeutende Rolle.

Vor- und Nachteile

Hohe Reichweite: Schafft viele flüchtige „Berührungspunkte“ mit den MitarbeiterInnen, da es an stark frequentierten Orten platziert ist.
Hohe Aktualität: Unternehmensnews können schnell und unkompliziert kommuniziert werden. Mitteilungen können einfach und schnell ausgedruckt und aufgehängt werden.
Bietet Gesprächsthema: Kann Gespräche und Diskussionen unter den MitarbeiterInnen anregen.
Veraltete Informationen: Ohne regelmäßige Pflege und Aktualisierung können Informationen schnell veralten und ihre Relevanz verlieren.
Unpersönlichkeit: Ein Aushang am Schwarzen Brett ist ein reines Push-Medium und bietet keine Möglichkeit zur Interaktion oder zum Feedback.
Platzmangel: Umfangreiche Mitteilungen finden hier selten Platz. Niemand wird vor einem Schwarzen Brett stehen, um einen langen Text oder ein detailliertes Interview zu lesen.
Technischer Aufwand: Für ein digitales Schwarzes Brett ist ein höherer technischer Aufwand erforderlich. Inhalte müssen digital aufbereitet und verwaltet werden.
Keine zielgruppenselektive Ansprache: Informationen erreichen alle Mitarbeiter gleichermaßen, unabhängig davon, ob sie für jeden Einzelnen relevant sind oder nicht.

Zielgruppe

Die Zielgruppe umfasst die gesamte Belegschaft, insbesondere Mitarbeiter, die keinen Zugang zu digitalen Kommunikationsmitteln haben. Je nach Aufstellungsort kann das Schwarze Brett (als Digital Signage) auch für Kunden und Externe einsehbar sein.

Digitalisierung und Datenschutz (DSGVO)

Mit der Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) stellt sich auch die Frage nach der Zulässigkeit des Schwarzen Bretts.

Personenbezogene Daten dürfen nicht ohne Einwilligung der betroffenen Personen veröffentlicht werden. Das macht das Aufhängen von beispielsweise Geburtstagslisten, Dienstplänen, Mitarbeiterfotos oder Gesundheitsinformationen problematisch.

Digitale Alternativen

Die Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten, die traditionellen Schwarzen Bretter zu ersetzen oder zu ergänzen:

  • Digitale Schwarze Bretter: Auch bekannt als Digital Signage, sind diese Bildschirme, auf denen Informationen digital angezeigt werden. Der technische Aufwand ist höher, da Inhalte digital aufbereitet und verwaltet werden müssen. Dafür sind die Informationen stets aktuell und können schnell geändert werden.
  • Intranet: Ein unternehmensinternes Netzwerk, das als zentrale Informationsplattform dient. Hier können Dokumente, Ankündigungen und andere relevante Informationen strukturiert und zugänglich gemacht werden.
  • Apps: Mobile Anwendungen, die speziell für die interne Kommunikation entwickelt wurden. Sie bieten den Vorteil, dass Mitarbeiter auch unterwegs jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen können.

Kleine Budgets und unkomplizierte Lösungen

Nicht jedes Unternehmen hat die Mittel für aufwändige digitale Lösungen. Hier ist ein Beispiel für eine kostengünstige Umsetzung eines digitalen Schwarzen Bretts:

Beispiel: Einfache Digital Signage Lösung

  1. Hardware auswählen:
    • Monitor oder TV: Wähle einen preiswerten Monitor oder Fernseher, der in einem stark frequentierten Bereich des Unternehmens aufgehängt wird.
    • Mini-PC oder Media Player: Verwende einen günstigen Mini-PC oder Media Player (wie einen Amazon Fire Stick oder Raspberry Pi), um den Monitor zu steuern.
  2. Software einrichten:
    • Content-Management-System (CMS): Installiere eine einfache Digital Signage-Software wie Xibo oder Screenly auf dem Mini-PC. Diese Tools bieten kostenlose Basisversionen und sind leicht zu bedienen.
    • Verbindung herstellen: Verbinde den Mini-PC oder Media Player mit dem Monitor und stelle eine Internetverbindung her, um Inhalte online hochladen und aktualisieren zu können.
  3. Inhalte erstellen und hochladen:
    • Erstelle ansprechende Inhalte: Verwende einfache Grafikdesign-Tools wie Canva, um visuell ansprechende Mitteilungen zu erstellen. Achte darauf, dass die Informationen klar und gut lesbar sind.
    • Regelmäßige Updates: Plane regelmäßige Updates der Inhalte, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell bleiben. Dies kann durch eine wöchentliche oder monatliche Routine gewährleistet werden.
  4. Wartung und Pflege:
    • Regelmäßige Überprüfung: Überprüfe regelmäßig, ob der Monitor und die Software ordnungsgemäß funktionieren. Stelle sicher, dass die Inhalte wie geplant angezeigt werden.
    • Feedback einholen: Sammle Rückmeldungen von den Mitarbeitern zur Nutzung und zum Informationsgehalt des digitalen Schwarzen Bretts, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Mehraufwand ja, aber…

Der Mehraufwand für die Implementierung und Pflege eines digitalen Schwarzen Bretts lässt sich durchaus rechtfertigen:

Synergien nutzen: Inhalte, die für das digitale Schwarze Brett erstellt werden, können oft auch für andere Zwecke verwendet (oder zumindest angepasst) werden, wie z.B. für interne Newsletter, Präsentationen, Schulungsunterlagen oder Website und Social Media.
Verantwortlichkeiten klar definieren: Um den Pflegeaufwand zu minimieren, sollten klare Verantwortlichkeiten für die Erstellung und Aktualisierung der Inhalte festgelegt werden. Dies kann durch die Einbindung verschiedener Abteilungen oder Teams geschehen, die relevante Informationen bereitstellen und pflegen.
Effiziente Nutzung: Durch die zentrale Verwaltung können Inhalte schneller aktualisiert und an geänderte Bedingungen angepasst werden, was insbesondere in dynamischen Arbeitsumgebungen von Vorteil ist.List item
Analoge vs. digitale Inhalte: Während bei der analogen Variante Inhalte oft ausgedruckt und manuell aufgehängt werden müssen, erlaubt die digitale Variante eine schnellere Erstellung und Aktualisierung von Inhalten, was langfristig Zeit und Ressourcen spart.

Fazit

Das „gute alte“ Schwarze Brett kann durchaus noch sinnvollsein – an bestimmten Einsatzorten, besonders dort, wo digitale Alternativen nicht möglich sind. Dennoch sollten Unternehmen die Einführung moderner digitaler Varianten wie Digital Signage in Betracht ziehen. Diese lassen sich unkomplizierter und kostengünstiger umsetzen als oft angenommen. Sie bieten mehr Flexibilität und unterstützen eine zeitgemäße interne Kommunikation.

Mit der richtigen Strategie können Unternehmen das Beste aus beiden Welten nutzen, um effektiv zu kommunizieren und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Wie sind eure Erfahrungen? Gibt es noch ein Schwarzes Brett bei euch?